組織策劃一場會議活動(dòng)的7個(gè)技巧

    會議策劃是各行各業(yè)各需要的，比如行業(yè)峰會、高峰論壇、經(jīng)銷商會議等等，那在做會議策劃時(shí)有什么技巧嗎？會議策劃公司認(rèn)為，為了有效地設(shè)計(jì)會議，您可以遵循簡單的設(shè)置：首先，您想知道會議的結(jié)果并宣布決定？討論的原因是什么？或者你能總結(jié)一下報(bào)告嗎？不同的目標(biāo)、會議的組織是非常不同的。第二，要明確如何通過議程實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。

    1、做好會議活動(dòng)前的準(zhǔn)備工作在會議開始前的準(zhǔn)備工作，這里應(yīng)該包括發(fā)布會議通知，全面通知應(yīng)包括時(shí)間，地點(diǎn)，主題，參與者，議程和滿足需求所需的時(shí)間，同時(shí)確保地方付款，以避免因?yàn)閰⑴c者沒有收到的情況下通知似乎影響到參展方會議現(xiàn)場布置（包括會場條幅懸掛，座位安排會議，簽署，水果，茶葉杯，花，信息，放置在形式會議桌） ，調(diào)整燈光，音響，空調(diào)和其它電子設(shè)備。

    2、在組織會議活動(dòng)之前，我們必須弄清楚會議的目的。會議無論規(guī)模大小，都要有明確的議題供討論和解決問題，并提前讓與會者知道和做好準(zhǔn)備。如果需要讓與會者知道會議信息，我們必須及時(shí)發(fā)布并建議他們閱讀。

    3、在會議活動(dòng)期間，也有一個(gè)良好的服務(wù)。例如，如果要在一定的時(shí)間內(nèi)更新服務(wù)人員，則會議有時(shí)需要參與者的臨時(shí)增加、及時(shí)通知等，并及時(shí)處置突發(fā)情況。

    4、參加者的范圍必須準(zhǔn)確。一般與會者需要組織人員、主持人、與會者和記錄員。與會者的范圍既不太大也不太小。人數(shù)過多，意見表達(dá)過度，分散，形成統(tǒng)一意見的困難，會議時(shí)間過長；人數(shù)太少，無法有效收集意見。

    5、本次會議的一些重要會議后，又形成會議之后分鐘，分鐘應(yīng)督促及時(shí)組織會議紀(jì)要，提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核，簽發(fā)同時(shí)根據(jù)事項(xiàng)的解決了幾分鐘，加強(qiáng)實(shí)施監(jiān)督。

    6、會議后形成的會議文件應(yīng)及時(shí)提交。不要忘記，會議的組織者應(yīng)該及時(shí)反映會議的整個(gè)組織過程，這些環(huán)節(jié)不夠好，鏈接到位，及時(shí)總結(jié)，緩慢地制定會議組織的標(biāo)準(zhǔn)過程，既節(jié)省時(shí)間，提高效率，又避免遺漏。

    7、在會議過程中，要充分發(fā)揮主席的協(xié)調(diào)作用。合理安排順序，一般重要議題在前面討論。會議期間，要注意圍繞會議議題緊密發(fā)言，同時(shí)控制發(fā)言時(shí)間。有的企業(yè)設(shè)置鬧鐘、提醒器等設(shè)備提示控制時(shí)間。當(dāng)演講者離主題太遠(yuǎn)時(shí)，我們也可以提醒主席停下來。辯論未結(jié)束時(shí)，主持人應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)會議，確保會議順利進(jìn)行。

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