活動清場工作流程介紹
行業(yè)資訊- 標題：活動清場工作流程介紹
在活動的策劃與執(zhí)行中，活動結束并不表示活動公司的所有工作都已經(jīng)做完了，因為此時他們還需要進行清場收尾工作。所謂“清場”，指的是清點現(xiàn)場，清退所有在活動現(xiàn)場的人員。所謂“收尾”，即做完活動的最后部分工作。下面將從四個方面對活動清場收尾工作進行解讀。
一、疏散人群
這里的“人群”，主要是指參與活動的嘉賓和受眾。那么，對于這類人群，活動公司應該如何合理地進行疏散呢？其實，與活動入場有著類似之處，它也要求活動公司安排好退場秩序和退場方式等。
1、退場秩序。活動公司應該在活動將要結束時就做好嘉賓和受眾退場的準備工作，安排相應人員引導他們退場。對一些重要的嘉賓和受眾，活動舉辦方和活動策劃公司還應該予以特別關照，提升他們參與活動的體驗，為活動的后續(xù)宣傳工作和樹立口碑奠定基礎。特別是在促銷活動中，對于那些大訂單受眾和有實力的潛在目標受眾，應該在建立好聯(lián)系的基礎上，再一次承諾好產(chǎn)品訂單，并做好送客工作，以便讓受眾第二次、第三次回購。
2、退場方式。在疏散人群時，還有一項工作也要做好，那就是安排好受眾退場的方式，特別是當活動現(xiàn)場處于交通不太便利的地方時，更要安排好車輛、司機和班次，讓活動參與者能輕松、有序地離場。受眾在工作人員的安排下有序退場，雖然人數(shù)眾多，但因為有序的退場方式，避免了因擁擠而造成事故發(fā)生的可能。
二、清點物料
活動結束后的清點物料，主要是指對需要回收的物料進行清點。從物料類型來說，包括搭建活動現(xiàn)場的物料和活動物料。前者如LED顯示屏、舞臺設備、音響等，后者如抽獎箱、抽獎券、禮品等。其實，活動物料有很多，但從其作用來看，主要包括4類，具體如下。
1、舞臺裝飾：舞臺架、背景板、帳篷、簽到桌、鮮花綠植等。
2、現(xiàn)場包裝：彩虹門、高空氣球、功能區(qū)導示牌、警示牌等。
3、銷售產(chǎn)品：收據(jù)、銷售合同、活動促銷宣傳冊、價目表等。
4、活動必備：邀請函、禮品、抽獎機、獎品、飲用水、水杯等。
那么，在清點活動物料時，活動公司應該從哪些方面著手呢？一般說來，應該包括3個方面。
1、做好物料種類及其數(shù)量的統(tǒng)計工作。
2、統(tǒng)計和核對物料是否有破損、遺失。
3、清點完的物料要與相關人員交接并簽收。
三、清理垃圾
在活動策劃與執(zhí)行工作中，除了對需要回收的物料進行清點以免遺失外，還應該對不需要回收的物料進行清理，作為垃圾運到相應的地方，確保活動現(xiàn)場結束后干凈整潔，不能留下一片狼藉。在清理活動現(xiàn)場垃圾時，活動公司要注意把握時間，因為活動場地的使用有時間限制，它要求必須在一定時間內(nèi)撤場。因此，在清點完需要回收的物料后，則需要立刻進行垃圾清理，快速離場。對活動舉辦方和活動執(zhí)行方來說，還應該與活動場地的所有者做好交接工作，核對無誤后回收押金。
四、清退人員
活動現(xiàn)場的人員除了活動受眾外，還包括活動相關工作人員。對這些人員，也應該做好清退工作。換句話說，對外聘的人員應該按照規(guī)定結算好工資后清場，對非外聘人員也應該按照規(guī)定讓其做好善后工作，如工作證件的回收、出入證的回收等。特別是一些在異地舉辦的活動，活動公司應該在撤離時清點活動相關工作人員，以免發(fā)生部分或個別人員被留在活動現(xiàn)場的情況。
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