活動(dòng)策劃公司教你如何規(guī)劃活動(dòng)經(jīng)費(fèi)
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做一場(chǎng)活動(dòng)策劃要多少錢？作為在廣州活動(dòng)策劃行業(yè)摸爬滾打多年的老牌活動(dòng)策劃公司，希望我們的每一次的活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)都希望能幫到你，而坐活動(dòng)策劃的費(fèi)用是主辦方都頭痛的問(wèn)題，經(jīng)費(fèi)多了怕公司不批，經(jīng)費(fèi)少了又怕活動(dòng)效果差，今天我們就來(lái)談?wù)勅绾巫龊没顒?dòng)經(jīng)費(fèi)的規(guī)劃。
當(dāng)要策劃活動(dòng)時(shí)，應(yīng)在成本表上列出活動(dòng)規(guī)劃的預(yù)算，這樣我們就可以清楚地知道哪些項(xiàng)目可以在不超出頂算的情況下添加進(jìn)去。成本表也告訴你應(yīng)如何使用資金，幫助你看到還有其他可選項(xiàng)目，并看看如何在不超出預(yù)算的情況下實(shí)施這些項(xiàng)目。例如，在你列出成本表、了解了預(yù)算的收支平衡點(diǎn)后，你可能會(huì)決定采用飯店所提供的簡(jiǎn)單蠟燭，而不是使用復(fù)雜精美的花飾，以便把省下來(lái)的錢用在雞尾酒招待會(huì)上。你的目標(biāo)是創(chuàng)造一個(gè)令人難忘的活動(dòng)，并使開(kāi)支不超過(guò)預(yù)算。你需要確保自己采取了所有可能的措施來(lái)達(dá)到這個(gè)目標(biāo)。不要等到活動(dòng)結(jié)束時(shí)才發(fā)現(xiàn)自己已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了預(yù)算。
第一件事是確定你能為活動(dòng)預(yù)備多少錢，即使最小型的活動(dòng)也必須有資金保證。你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)你的資金還不足以舉辦一場(chǎng)活動(dòng)。等待有足夠資金再舉辦活動(dòng)比活動(dòng)開(kāi)始后因資金不足而擱淺要好得多。如果資金沒(méi)有問(wèn)題，那么你必須提前決定能花多少錢，然后按照預(yù)算來(lái)策勉活動(dòng)。預(yù)先對(duì)費(fèi)用作粗路估算很有必要，因?yàn)橥ǔＯ纫@得上級(jí)部門對(duì)預(yù)算的批準(zhǔn)，活動(dòng)才能舉辦。一般來(lái)說(shuō)，你可以從供應(yīng)商那里獲取你想購(gòu)買的各種物品的書面報(bào)價(jià)，在初步預(yù)算得到批準(zhǔn)后這些價(jià)格將會(huì)確定下來(lái)。下面是一個(gè)活動(dòng)初步預(yù)算的樣本，它包括以下主要費(fèi)用：
邀請(qǐng)函
住宿
交通
會(huì)場(chǎng)租金
布置費(fèi)用
食品飲料
裝飾
音樂(lè)娛樂(lè)
發(fā)言人
舞臺(tái)布里
燈光視聽(tīng)設(shè)備
特殊效果
攝影攝像師
禮品
保險(xiǎn)
保安
勞務(wù)費(fèi)
公關(guān)費(fèi)用
工作人員的工資
各種雜費(fèi)
制作一份詳細(xì)的清單，暫且不計(jì)費(fèi)用，把所有可能需要的東西都包括進(jìn)去，然后用彩筆標(biāo)出其中必須列人的項(xiàng)目。剩下的項(xiàng)目可以在初步預(yù)算確定之后有選擇地補(bǔ)充進(jìn)去。如果你的初步成本估算只包括了必有的項(xiàng)目，而總成本卻超出了預(yù)算，那么你就應(yīng)該懊重考慮是否進(jìn)一步實(shí)施預(yù)定計(jì)劃。如果初步估算遠(yuǎn)未超過(guò)預(yù)算，你就可以開(kāi)始添加那些備選項(xiàng)目了。
由于每一次活動(dòng)都有不同的內(nèi)容，所以成本表沒(méi)有固定的公式或模式。當(dāng)你開(kāi)始建立成本表時(shí)，應(yīng)該從頭到尾預(yù)想一下你的活動(dòng)，并擬訂一個(gè)大綱，然后再回頭逐條填寫所需資金。記住，所估算的費(fèi)用一定要用書面形式表達(dá)出來(lái)，不要接受口頭的東西。人員變動(dòng)非常普遍—他們今天還在這里，明天就可能走了。你需要書面確認(rèn)哪些項(xiàng)目包括在內(nèi)，哪些不包括在內(nèi)，并要求供應(yīng)商們?cè)敿?xì)列出每個(gè)項(xiàng)目。即使是一些看似不重要的項(xiàng)目，也請(qǐng)他們給出具體詳細(xì)的說(shuō)明。
根據(jù)項(xiàng)目的添加和刪除情況，不斷地更新你的預(yù)算，并把這些文件存放在不同的檔案里，給它們注明日期，編上號(hào)碼(如，修訂本1，修訂本2)。你必須隨時(shí)掌握預(yù)算的情況，以便對(duì)于應(yīng)該包括哪些項(xiàng)目作出合理的決定。賬單來(lái)的時(shí)候，要先核實(shí)一下再繳費(fèi)。要確保你所支付的費(fèi)用是雙方已協(xié)定好的，不會(huì)出現(xiàn)讓人感到意外的情況。適當(dāng)調(diào)整你的成本表。每收到一張賬單，把賬單所示的實(shí)際費(fèi)用記錄在成本表上，與原先預(yù)測(cè)的數(shù)額進(jìn)行對(duì)比。特別注意賬單上有沒(méi)有什么項(xiàng)目是經(jīng)過(guò)口頭批準(zhǔn)、而且已經(jīng)付費(fèi)但卻沒(méi)有被記錄下來(lái)的。
以上是廣州睿陽(yáng)活動(dòng)策劃公司為你總結(jié)的一個(gè)規(guī)劃活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的方法，希望能幫你解決到活動(dòng)策劃費(fèi)用的一些問(wèn)題。
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