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大型會務(wù)策劃活動中的住宿安排怎么做

時間:2019-04-28 10:28 ? 點擊:??來源:會務(wù)策劃公司
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    許多大型會務(wù)活動、國際會議的耗時都挺長的,所以這都會涉及到一個酒店住宿問題。大型會務(wù)策劃中,住宿安排要怎么做呢?

大型會務(wù)策劃活動中的住宿安排怎么做

一來,會務(wù)專員要確認會議住宿的程序

1、與飯店或酒店確認預(yù)訂
    住宿安排是相當復雜并耗費時間的工作,人數(shù)的統(tǒng)計,住宿場地的選擇和安排,如果有特殊情況需要調(diào)配也要及時處理,預(yù)留空間。還要及時將住房報告遞交飯店,確認最后的訂房數(shù),這樣既可保證會議的住宿需要,又可避免不必要的支出。同時,主辦方要熟悉飯店、酒店的作業(yè)程序,例如如何處理截止日期以后的住房預(yù)訂。

2、與會住宿人員的確認。
    對與會人員進行統(tǒng)計,并確認與會者已經(jīng)收到酒店的住宿表格,提前確認與會者的房間是否安排得當,并寄發(fā)確認函。會務(wù)策劃公司的建議是,這件事最好不要由酒店來做,而是自己在收到住宿資料之后親自寄送住宿通知。

3、會務(wù)娛樂活動
    會議期間還應(yīng)考慮與會者的娛樂活動的需要,會議地點要盡量安排在娛樂設(shè)施齊全、購物方便的地方。

二來要注意一些住宿安排的注意事項

1、選擇會務(wù)住宿地點的要求
    在選擇住宿的招待所、飯店、賓館、會議中心之時,要充分考察其基本設(shè)施是否齊全,安全性如何,價格是否合理,位置是否交通便利,環(huán)境是否安靜、整潔,然后綜合考慮選擇。如果由與會者自己支付住宿費,就需選擇幾家價格、條件不等的住宿場地供其選擇。

2、會務(wù)住宿的房間安排
    如果住宿由主辦方支付費用,主辦方可根據(jù)與會人員職務(wù)、年齡、性別、健康狀況和房間條件綜合考慮,統(tǒng)籌安排。從會務(wù)策劃公司的經(jīng)驗來看,預(yù)定住宿的數(shù)量應(yīng)略有富余為佳,以免遇到特殊情況。

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